TL;DR — In 30 seconden

• Vrije ruimte 2026: 2% over de eerste €400.000 loonsom + 1,18% over het meerdere. Ongewijzigd t.o.v. 2025.

• Een cadeaukaart aan je medewerker valt binnen de vrije ruimte — mits je 'm aanwijst als eindheffingsloon. Tot je vrije ruimte op is, betaal je géén belasting.

• Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

• Contant geld, reiskosten en opleidingen vallen níet in de vrije ruimte — die hebben een eigen route (gerichte vrijstelling of gewoon loon).

• Met een digitale cadeaukaart houd je één sluitende administratie: wie kreeg wat, wanneer, en hoeveel vrije ruimte je nog over hebt.

💡 Waarom Giffy dit schrijft

Giffy bouwt cadeaukaart-infrastructuur voor bedrijven. Wij zien dagelijks hoe HR- en Finance-teams worstelen met de WKR: niet omdat de regels onmogelijk zijn, maar omdat het overzicht ontbreekt. Deze gids zet de regels van 2026 op een rij — vanuit financiële integriteit en een sluitende administratie, precies zoals wij het zelf toepassen.

De Werkkostenregeling klinkt ingewikkelder dan hij is. In de kern is het één simpele vraag: hoeveel mag je onbelast aan je medewerkers geven, en hoe houd je dat bij? Hieronder de complete uitleg voor 2026 — inclusief een concreet rekenvoorbeeld en een overzicht van welke cadeaus wél en niet meetellen.

First things first: wat is de WKR ook alweer?

De Werkkostenregeling (WKR) regelt hoe je als werkgever vergoedingen, verstrekkingen en cadeaus aan je personeel fiscaal behandelt. Alles wat je een medewerker geeft bovenop het reguliere loon — een kerstpakket, een cadeaukaart, een bedrijfsuitje — is in principe loon. De WKR geeft je een vrije ruimte: een budget waarbinnen je dit soort zaken onbelast mag geven.

Zit je binnen de vrije ruimte? Dan betaalt niemand belasting. Ga je eroverheen? Dan betaal jij als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat erboven uitkomt — niet je medewerker.

Hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?

De percentages voor 2026 zijn gelijk gebleven aan 2025:

• 2% over de eerste €400.000 van je totale fiscale loonsom

• 1,18% over alles daarboven

Meer niet, meer minder. De vrije ruimte schaalt dus mee met je loonsom.

WKR berekenen 2026: een concreet voorbeeld

Stel, je bedrijf heeft een fiscale loonsom van €600.000. Dan reken je:

• 2% × €400.000 = €8.000

• 1,18% × €200.000 (het meerdere) = €2.360

• Totale vrije ruimte: €10.360

Binnen die €10.360 kun je in 2026 onbelast cadeaus, kaarten en extraatjes uitkeren. Elke euro erboven kost je 80% eindheffing. Bij een loonsom van €600.000 heb je dus ruimte voor honderden cadeaukaarten van €25 — zonder dat er een cent belasting bij komt kijken.

Snel je eigen ruimte berekenen? Pak je totale fiscale loonsom. Is die onder €400.000? Vermenigvuldig met 2%. Zit je erboven? Dan €8.000 + 1,18% over het bedrag boven de €400.000.

Welke cadeaus vallen binnen de WKR-vrije ruimte in 2026?

Dit is waar de meeste verwarring ontstaat. Niet alles wat je geeft, gaat ten koste van je vrije ruimte — sommige zaken hebben een eigen fiscale route. Hier het overzicht:

De belangrijkste les: een cadeaukaart is een van de weinige vormen waarmee je medewerkers écht iets waardevols geeft binnen de vrije ruimte. Contant geld valt buiten de regeling en wordt gewoon belast. Een kaart met keuzevrijheid geeft dezelfde vrijheid als geld, maar dan fiscaal slim.

Slimme uitzonderingen: zo hou je meer ruimte over

Naast de vrije ruimte bestaan er gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Die vallen buiten je vrije ruimte — en dat is goed nieuws, want zo houd je die ruimte over voor cadeaus.

• Gerichte vrijstellingen: zakelijke reiskosten, opleidingskosten, arbovoorzieningen, maaltijden bij overwerk. Deze mag je onbelast vergoeden zónder dat het je vrije ruimte kost.

• Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek — denk aan koffie, een bureaustoel, werkkleding met logo. Waarde: nul voor de WKR.

• Attentieregeling: een klein cadeau bij een persoonlijke gebeurtenis (ziekte, geboorte) tot €25 inclusief btw — geen geld, geen kaart — is geen loon.

Door deze routes bewust te gebruiken, bewaar je je vrije ruimte voor wat écht telt: waardering laten zien met een cadeau dat je medewerker zelf mag besteden.

4 tips om grip te houden op je vrije ruimte in 2026

1. Bereken je vrije ruimte aan het begin van het jaar. Dan weet je precies hoeveel budget je hebt en kun je plannen richting kerst — het moment waarop de meeste bedrijven eroverheen dreigen te gaan.

2. Wijs cadeaukaarten op tijd aan als eindheffingsloon. Doe dit in je administratie op het moment van verstrekken, niet achteraf. De aanwijzing moet uiterlijk aan het einde van het kalenderjaar rond zijn.

3. Splits gericht vrijgestelde kosten af. Reiskosten en opleidingen horen niet in je vrije ruimte. Boek ze apart, dan houd je ruimte over.

4. Werk met één sluitende registratie. Het grootste WKR-risico is niet de regel, maar het overzicht. Wie kreeg wat, wanneer, en hoeveel ruimte is er nog? Eén bron van waarheid voorkomt verrassingen bij de eindafrekening.

🔐 Giffy voor werkgevers

Giffy levert digitale cadeaukaarten specifiek voor zakelijk gebruik: multi-brand keuzevrijheid voor je medewerkers, volledige WKR-rapportage en een audit-trail per uitkering, op jouw merk. Je ziet in één overzicht wie wat kreeg — en hoeveel vrije ruimte je nog hebt. → Bekijk hoe je een zakelijke cadeaukaart bestelt

Waarom een cadeaukaart een slimme WKR-keuze is

Als je medewerkers wilt belonen binnen de vrije ruimte, is een cadeaukaart een van de meest efficiënte vormen die er is:

• Keuzevrijheid — de ontvanger besteedt de waarde bij het merk of de winkel die híj kiest. Geen misser-cadeaus.

• Fiscaal helder — één bedrag, één aanwijzing als eindheffingsloon, één regel in je administratie.

• Sluitende keten — van uitgever tot ontvanger digitaal traceerbaar. Precies wat een controlerend accountant wil zien.

• Schaalbaar — of je nu 10 of 1.000 medewerkers beloont, het proces blijft hetzelfde.

Waar contant geld altijd belast wordt en een fysiek cadeau vaak niet in de smaak valt, combineert een digitale cadeaukaart waardering met fiscale eenvoud. Zeker richting het eind van het jaar, wanneer kerstpakketten en eindejaarsgeschenken je vrije ruimte snel opvullen, is grip op je administratie het verschil tussen een soepele afsluiting en een naheffing.

Plan je het eindejaar? Bekijk direct de mogelijkheden voor een kerstpakket-offerte op maat — inclusief WKR-rapportage.

Conclusie

De WKR is in 2026 geen bewegend doel: 2% tot €400.000 loonsom, 1,18% daarboven. Wat je nodig hebt is geen fiscale opleiding, maar overzicht. Bereken je vrije ruimte, weet welke cadeaus meetellen en welke een eigen route hebben, en registreer alles op één plek. Doe je dat, dan wordt de WKR van een jaarlijkse hoofdpijn een instrument waarmee je bewust en onbelast waardering laat zien.

Veelgestelde vragen

Wat is de vrije ruimte van de WKR in 2026?

In 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom, plus 1,18% over het bedrag daarboven. Binnen die ruimte mag je onbelast vergoedingen, verstrekkingen en cadeaus aan medewerkers geven.

Mag je een cadeaukaart onbelast aan een medewerker geven?

Ja. Een cadeaukaart is loon in natura dat je kunt aanwijzen als eindheffingsloon. Zolang je binnen je vrije ruimte blijft, betaal je er geen belasting over. Ga je over de vrije ruimte heen, dan geldt 80% eindheffing over het meerdere — voor rekening van de werkgever, niet de medewerker.

Hoe bereken ik mijn WKR-vrije ruimte?

Neem je totale fiscale loonsom. Vermenigvuldig de eerste €400.000 met 2% en het bedrag daarboven met 1,18%. Bij een loonsom van €600.000 is dat €8.000 + €2.360 = €10.360 vrije ruimte.

Telt een kerstpakket mee voor de vrije ruimte?

Ja. Een kerstpakket is een verstrekking die je als eindheffingsloon aanwijst en die in de vrije ruimte valt. Kerstpakketten en eindejaarsgeschenken zijn vaak de grootste post — plan hiervoor.

Valt contant geld ook in de vrije ruimte?

Nee. Contant geld en reguliere bonussen zijn belast loon en vallen niet onder de vrije ruimte. Wil je waardering geven binnen de WKR, dan is een cadeaukaart of verstrekking de aangewezen vorm.

Wat gebeurt er als ik over de vrije ruimte heen ga?

Over het bedrag boven je vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Je medewerker merkt hier niets van — de heffing is volledig voor rekening van de werkgever.

Vallen reiskosten en opleidingen in de vrije ruimte?

Nee. Zakelijke reiskosten (tot €0,23 per kilometer) en opleidingskosten zijn gerichte vrijstellingen. Die mag je onbelast vergoeden zonder dat het je vrije ruimte kost.

Wat is het verschil tussen een gerichte vrijstelling en de vrije ruimte?

De vrije ruimte is een algemeen budget voor onbelaste verstrekkingen. Gerichte vrijstellingen (reiskosten, opleiding, arbo) staan daar los van en kosten je geen vrije ruimte. Door ze goed af te splitsen, houd je meer ruimte over voor cadeaus.

Hoe houd ik mijn WKR-administratie sluitend?

Registreer per verstrekking wie wat kreeg, wanneer en voor welk bedrag, en houd je resterende vrije ruimte real-time bij. Een digitaal cadeaukaartplatform met WKR-rapportage geeft je één bron van waarheid en een audit-trail voor je accountant.

Gerelateerde artikelen:

• WKR en giftcards: wat is belast en onbelast in 2026?

• Beste zakelijke giftcards voor medewerkers in 2026 (vergeleken)

• Kerstpakket alternatief 2026: waarom bedrijven kiezen voor keuzevrijheid

Over de auteur

Giffy is het Nederlandse platform voor digitale cadeaukaarten waarmee bedrijven veilig, snel en op merk waarde uitkeren — aan klanten, partners en medewerkers. Wij geloven in financiële integriteit en een transparante keten: van uitgever tot ontvanger. → getgiffy.com